为确保学士学位授权评估工作有序、高效地进行，使各类评估材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，按照《湖南省新增学士学位授予单位整体条件》和《湖南省普通高等学校新设本科专业办学水平评估和新增学士学位授权学科专业评估方案》的要求，结合我院评估工作实际，拟定《湖南工学院学士学位授权评估材料建档指南》（以下简称《指南》）。

一、材料分类

1、评估材料主要指自评依据所需的支撑材料和背景材料。支撑材料指对某项指标某个观测点自评结果的直接依据，如各类数据统计、图表说明、名册等，背景材料指对支撑材料的佐证资料，如人事档案、各类证书等，二者之间没有严格的限制，可视其对自评结果的支撑程度有所区别。

2、评估材料分为学院层面材料及六个本科专业材料，其中学校层面材料由各教学系部和各职能部门负责整理提供，学院评估办负责统一归档；六个本科专业材料由专业所在系负责收集、整理归档。

3、按评估材料的形成过程可以分为“原始档案材料”、“新建档案材料”及“评估工作材料（评估过程中的工作材料）”。

二、材料归档年限

无特殊说明的，评估材料归档年限定为2007年1月至2010年12月；材料、数据采集及整理时间为学院升本后到评估当年。除“办学条件”、“教学条件与教学管理”指标中的有关项目以自然年度统计外，其余材料均以学年为期限统计或归档。

三、材料格式要求

1、各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作安排、总结等）一般应采用原件，以体现材料的真实性，纸张大小不必完全统一。

2、新建文字材料均采用WORD文档格式，大标题用二号黑体字，正文用四号宋体字。各种统一格式的统计表格按具体要求填报，一般不得更改格式。各类材料均采用A4纸单面激光打印，页面设置采用默认值。（详见《沙巴体育统一学士学位授权评估材料打印规格的通知》）

3、所有的复印件统一使用A4纸。

4、文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称，对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如试卷、论文等）。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。

5、照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子版类材料刻录光盘保存。

6.各类证书（学历、学位、专业技术职务、获奖、荣誉证书等）由各部门（单位）列出清单，并采用证书复印件归档。

7、填表要求

（1）各部门依据人事处提供的人员信息表建立各种名册，人事处提供的信息请不要更改。出生年月、工作时间、资格时间、来院时间等栏目统一按人事处提供的“人员信息表”中的相应格式填写。

（2）根据学院评估办提供的各类样表，分别用中文Excel建立各种名册，用中文Word建立各种结构分析表。每一类表都要分学年分别统计、建表。

（3）不要随意更改表格所列项目，对表格内容形式不明确的，请与评估办联系。所有表格请在规定的时间内报送给学院评估办，并附电子版。

四、材料建档要求

1、评估材料要根据《湖南省新增学士学位授予单位整体条件》和《湖南省普通高等学校新设本科专业办学水平评估和新增学士学位授权学科专业评估方案》进行编目，分类整理。按照评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点的顺序逐级建档。

2、评估材料统一用文件盒及档案袋分装。文件盒侧面应有标签，标明内装材料所属的二级指标及主要观测点，标签格式按照《指南》提供的参考样式。档案袋上要粘贴打印的袋内材料目录。

3、每个文件盒内必须有打印的材料目录，列出本卷内所包含的材料清单。其后是按目录次序排列的相应档案材料。

4、对需要进行后续补充、完善、积累的材料，暂不做整册装订；对需要修订的材料及未完成的统计表暂不打印装盒，待定稿后打印装盒，以减少浪费。

5、各部门必须设置专柜陈列各类评估档案资料，集中管理，专人负责，有条件的建立评估资料室。

五、其他要求

1、评估材料要做到原始性、真实性、针对性、层次性，已经形成的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划、总结等，以体现“以评促建”的过程及效果。

2、学院下达给各部门的收集、整理和提交材料工作任务，主要基于其对应性、相关性考虑，在任务分解上虽然明确相应的部门和单位，但仍有交叉或不够全面。凡材料内涵所涉及的部门和单位，都必须按评估指标体系的要求将与自身工作有关的零星材料收集、整理和汇总，并提供给相应的部门归档。

3、《湖南工学院学士学位授予单位评估二级指标体系材料细目和任务分解表》中所列的各项材料，其中要求有文件、规章制度、管理办法，有原件（如：听课记录、会议记录等）等，不管什么材料，各部门务必本着“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的原则，在坚持实事求是的前提下，加强“补、改、建”的工作力度。

4、各部门提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源，标明统计的日期、统计人员的姓名。所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确。

5、所有收集、整理出的材料（尤其是综述材料），都必须有据可查，要注意收集原始依据材料。各部门领导及相关工作人员，对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，要做到说得出，理得清，道得明。

6、各部门提供给学院层面的所有文件材料及数据均应有备份留存。各部门的评估档案要规范、齐全、整洁，分类清楚，排列有序，便于查找利用。要求材料保管人必须十分熟悉材料的陈列位置、材料的内容。

7、《湖南工学院学士学位授予单位评估二级指标体系材料细目和任务分解表》中所列的材料目录，有的较抽象、较宽泛，不易掌握执行。对于较抽象、较宽泛的材料目录，各部门及个人必须发挥主观能动性，尽量具体化。

8、材料描述过程中应使用规范、统一的名称和术语。如统一使用“学院”、“我院”，不用“学校”、“沙巴体育”等提法。

9、全院评估材料的收集整理工作务必在2010年10月底前基本完成，以便及时开展材料的审查、补充、完善工作，2010年11月上旬学院将开展第二次自评、预评活动。

湖南工学院教评中心

2010年5月21日