全校师生员工、离退休教职工、广大校友及社会各界人士：

目前，学校正在建设校史馆及编纂校史。为真实、全面、生动展示学校各个发展时期的文化底蕴、办学成就、辉煌历程和师生风范，大力弘扬学校优良精神、文化传统，鉴往开来，激励后学，加快建成特色鲜明的区域性高水平应用型大学的奋进步伐，现面向全校各教学院（部、中心）、部门，全校师生员工、离退休人员及其家属，海内外校友以及关心支持学校发展的社会各界人士，广泛征集各类校史资料和珍贵档案。现就有关事项公告如下：

一、征集对象

全体校友，全体教职员工，离退休教职工及其家属、亲友，曾经在学校工作过的教职工，关心支持学校发展的社会各界人士。

二、征集时间

集中征集时间：2024年7月16日—2025年10月31日。

集中征集时间外，长期接受全校师生员工、离退休教职工及家属，广大校友、社会各界捐赠校史资料和珍贵档案。

三、征集内容和类别

（一）文献类

1.学校各个时期主编、参编、出版的各类图书、印刷品、出版物等。

2.反映学校发展、建设的文件、资料、报刊、出版物等。

3.各部门反映校园历史文化的具有代表性的自办刊物等。

4.学校历任党政领导、知名教授任命、聘任、论著、信函、手稿等重要文档资料。

5.学校各个时期师生在校学习、工作、生活中有代表性的照片、教案、备课本、课堂笔记本、读书笔记、书信、聘书、任命书等。

6.历届毕业生的毕业照片、毕业留念册、师生间赠言题签等。

7.历届校友中社会知名人士、著名学者、领导干部、劳动模范或先进工作者及对国家或学校有突出贡献的实业家、企业家等的照片、实物、影音资料、书报刊物等。

8.其他反映学校不同历史时期特点的各类资料。

（二）实物类

1.上级领导、重要外宾、知名人士、杰出校友的题词、题字、手稿、信函、批示等。

2.涉及学校历史变迁的牌匾、碑刻（文）拓片、带有老校名印记的物品以及具有历史价值和纪念意义的出版物、印刷品、纪念册（封）、徽标、印章、票据、凭证（如早期录取通知书、毕业证、学生证、借书证、饭票）等。

3.对外交流活动中获赠的具有纪念意义和史料保存价值的锦旗、画册、纪念品等。

4.学校师生员工参加国内外各类重要活动、会议、赛事，获省部级以上教学科研项目的奖励证书、奖杯（牌）、作品等，学校集体或个人荣获省部级以上重要荣誉的表彰文件、证书、奖杯（牌）等。

5.学校购买或制作的具有时代特征和代表性的教具、讲义、仪器设备、工具、模型、办公用品等。

（三）声像类

1.历届各专业、班级毕业生合影照片、纪念册等。

2.反映各教学院（部、中心）教学、科研、实习、实践活动方面的照片、录音、录像等资料。

3.反映学校重大学术、科研、文化、体育活动、基建方面的照片、录音、录像等资料。

4.反映学校重大对外交流活动及各类大型纪念活动的照片、录音、录像及报道事件的文字等资料。

5.反映学校历史变迁、昔日风貌的校园建筑和风光的老照片。

6.反映历次党代会、教代会、团代会、学代会以及各类教师、学生组织的照片、录音、录像等资料。

7.校外媒体对学校的历史报道、图文资料等。

（四）其他

以上未详细列及、能够反映学校历史的珍贵资料和实物。

四、征集方式

（一）接受捐赠。捐赠物品将全部记录在册，根据需要，保存、展示于校史馆，或用于其他校史材料整理。

（二）代管与复制。对珍贵的资料、实物，暂由档案馆代为保管（双方签订保管协议），无偿做好科学保护，在征得寄存人同意的前提下合理利用；或经持有人许可后复（仿）制后返还原件。

（三）文字或口头提供。对反映本人或他人在校期间工作、学习、生活状况的文字材料，可以纸质或电子方式报送；对年事较高的老同志，可由离退休工作处工作人员前往协助记录整理。

（四）拜访征集。对因公务繁忙或年岁已高的老同志、老校友提供的材料，由学校派人登门拜访，接收捐赠，或记录整理。

（五）有偿征集。收藏者提出有偿征集要求的，根据学校有关规定，经对档案资料评估后协商征集。

（六）经双方友好协商的其他方式。

五、捐赠人权益

捐赠人是指自愿将个人收藏的实物或文献资料等无偿捐赠给学校的收藏者。

（一）学校接受捐赠的档案资料归国家所有，学校给捐赠的单位和个人颁发荣誉证书；

（二）所有征集物品由档案馆或校史馆定点存放展示，捐赠人及其后代有优先利用所赠物品的权利，并有权提出是否公布和开放意见。寄存的档案资料产权归寄存者，由档案馆负责保管，寄存者享有优先使用权及能否准许他人利用的决定权；

（三）学校在利用展示征集物品时，将注明捐赠人。

六、征集要求

（一）应征的校史资料和珍贵档案要内容真实、有一定的历史价值或具有代表性，能讲述其背后的故事，从不同角度体现学校独特的文化内涵。

（二）声像类材料需内容清晰，提供时需附简要文字说明，注明拍摄者、拍摄时间、地点、内容（包括记载的事件、人物姓名、照片背景等）。提供的照片需说明是原件、翻拍件还是扫描件。年代久远的音像资料如录音磁带、录像带等如需要转录、转换格式、复制的，请与档案馆联系处置。

（三）实物类材料提供时需附简要文字说明，注明时间、地点、事件、人物、背景等，接收的教学院（部、中心）、部门。

（四）文字资料和口述类资料，价值观念应当符合社会主义核心价值观，不歪曲捏造事实，没有对他人的贬低、攻击、谩骂等情形。

（五）所提供档案资料必须权属明晰，符合相关法律法规要求。

七、征集途径

（一）各教学院（部、中心）征集

各教学院（部、中心）要充分激发各届校友的捐赠热情，各教学院（部、中心）党政正职、副职领导为征集小组组长、副组长，教学院（部、中心）办公室主任具体负责有关工作，征集汇总表及征集物每两个月移交档案馆1次。每次接收有关征集物时需填写《档案捐赠交接表》及《接收捐赠登记汇总表》，表格见附件1、附件2。

（二）现场移交

校友也可以直接将档案、实物交到档案馆（图书馆九楼）。档案馆接收人员每次接收有关征集物时需填写《档案捐赠交接表》。每两个月接收各教学院（部、中心）移交物品时，要对档案、实物进行编号，并分类保存保管。

（三）邮寄移交

衡阳市珠晖区衡花路18号湖南工学院档案馆收，联系方式：廖军13575277892（请注明“应征资料”字样）

（四）邮箱移交

外地校友和各界朋友可将有关音像资料发送767739552@qq.com，邮件主题填写为“应征资料”，《档案捐赠交接表》有关内容填好后以附件发送。

（五）上门征集

如捐赠者不便来校，可通过电话、邮件联系，我们将登门拜访，接受捐赠。

八、征集联系

本公告未尽事宜，可具体协商或另行通知。

竭诚欢迎并衷心感谢广大师生员工、离退休老同志及家属，广大校友及社会各界人士参与校史资料、珍贵档案征集活动，提供各种征集线索。

附件一：《档案捐赠交接表》.doc

附件二：《接收捐赠登记汇总表》.doc

湖南工学院

2024年7月10日