各二级学院、相关部门：

为做好2020届毕业生档案工作，根据各级部门有关档案工作的规定，现将有关工作通知如下：

一、毕业生档案材料的组织实施

各学院在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理、归档和邮寄信息汇总工作，各学院必须确定一名负责人，由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理、移交等工作。

二、毕业生档案材料归档前期工作

二级学院、教务处、学生工作处、招生与就业指导处、后勤管理处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门（具体内容见下表），由各相关部门负责相应档案的收集、整理、移交给各二级学院；移交时档案材料必须做到整洁、齐全，文字填写规范（必须使用黑色签字笔书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写），签字与盖章手续完整，按专业、班级、学号顺序排列，于6月15日以前移交到各学院。

三、各二级学院毕业生档案材料收集、整理、移交工作

1、各二级学院将负责毕业生档案管理的老师名单在 5月10日前以电子邮件的方式发送至档案馆（含学院、姓名、联系方式；发送邮箱为：76702101@qq.com）。

2、各二级学院将收集的毕业生的档案材料以专业、班级为单位，按学号顺序排列整理好，检查档案材料的手续是否完备，检查每一位学生的档案材料是否齐全，对学生档案材料缺失的要认真进行登记并查找，列出每位毕业生档案材料的清单（见附件1）和填写缺失材料说明表（见附件2）。

3、二级学院与档案馆约定时间，进行毕业生档案材料的归档入袋工作。档案馆业务指导，带队老师现场组织指挥。在归档分装过程中要认真填写毕业生档案袋封面，确保内装材料与封面内容相符，避免漏装错装。核实学生档案分装完整无误后再进行密封。

4、毕业生档案按专业、班级、学号顺序（从小号到大号）排列，登记造册后移交档案馆。

四、档案转递工作

1、请毕业生按照《湖南工学院毕业生档案管理须知》（见附件3）的提示，根据自己的实际情况，确定个人档案转递的去向单位。主动与接收档案的单位进行联系，了解他们档案接收的流程、要求，并取得邮寄地址、联系方式等相关信息。根据要求填写《毕业生档案转递信息登记表》（见附件5）。请各二级学院5月30日之前汇总盖章后的《毕业生档案转递信息登记表》《档案留校保管申请表》及调档函移交档案馆。

2、根据相关规定，为保证毕业生档案准确转递，要求档案转寄的单位、地址具体详细，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位全称并具体到接收部门。

3、毕业生档案原则上不留校保管，特殊情况下可以申请留校保存。

4、档案统一邮寄时间一般安排在7月上旬，毕业生应在档案寄出7天后到档案接收单位查询或在学校档案馆网页上查询邮件信息。如急需调取档案，待档案整理完毕后毕业生本人凭调档函（或报到证）及身份证原件到档案馆办理转递手续。

5、毕业生要高度关注档案的流通信息，核实接收单位是否收到档案。发现档案未收到，请及时与邮局或学校档案馆联系，查询原因。

五、联系人：耿老师（0734-3452034），邮箱：76702101@qq.com

档案馆

 2020年3月18日

附件1：毕业生档案材料清单

附件2：缺失材料说明表

附件3：湖南工学院毕业生档案管理须知

附件4：档案转递信息表填表说明

附件5：毕业生档案转递信息登记表

附件6：档案留校保管申请表

附件7：湖南省各地县档案接收单位及联系信息

附件8：湖南省外各地市县（区）档案接收单位及联系信息

附件9：人社部全国人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构名称网址