院教务〔2019〕89 号

各二级学院：

为了严肃学风，严格学籍管理，根据教育部《普通高等学校学生管理规定》（第41号）和《湖南工学院本科生学籍管理规定》（湖工政发[2017]3号）的文件精神，将开展对全校学生进行学年电子注册和学业预警、学籍状态清查工作。具体事宜通知如下：

一、在校生学年电子注册

1、教务系统电子注册：各学院根据财务处提供的缴费名单在9月26日前在教务系统完成对在校生学籍管理注册工作。对未缴费或学费未交清者，标注“未注册”。

2、清查“未注册”学生名单，确认是否在校正常学习，对“未注册”学生要查明原因，进行标注“在校”或“未到校”。

3、清查在校期限超过6年的学生。

二、学业预警与学籍处理

（一）学业预警  

凡学生非正常考试所得学分和未修学分之和累计达到培养方案应修学分1/3及以上者，应给予该生一次学业预警。

（二）学籍处理

1、留级

凡学生符合以下任一条件者，应予以留级处理：

（1）学生非正常考试所得学分和未修学分之和累计达到培养方案应修学分1/2及以上者；

（2）学生达到两次学业预警者。

2、退学 

（1）凡学生非正常考试所得学分和未修学分之和累计达到培养方案应修学分2/3及以上者，应予以退学；

（2）在校学习期间累计受到三次学业预警的。

三、学业预警工作流程

1、业务培训：请各二级学院指定专人负责学籍电子注册和学业预警、学籍处理工作，具体操作流程可到教814咨询（附：学生预警操作流程）。

2、学业预警统计：学业预警三种类型计算公式教务处已在教务系统中设置好，请各位学籍管理老师在教务系统中分类分年级进行统计。    特别注意事项：在核实学业预警、留级、退学三种类型名单时，特别注意已经留过级的学生再次出现在以上三种类型名单中要仔细核查（附：2018-2019-1-2留级名单），核查方式：①2018-2019-1学期留级的学生，需梳理他们留级学期的成绩，②2018-2019-2学期留级的学生，本次预警可以删除此名单。

  3、各二级学院初审：各二级学院召开党政联席会，研究确定学业预警和学籍处理名单，于9月4日前将纸质材料（签字加盖公章）和电子文档一并报教务处考务与学籍科。

  4、教务处汇总、复核：9月5日教务处对全校学业预警及学籍处理情况进行汇总，并将学业预警及学籍处理情况上报校学籍领导小组审核。

  5、校学籍领导小组认定：校学籍领导小组审核学业预警和学籍处理名单，学籍处理名单上报校务会决定。

 6、经校学籍领导小组审议后，教务处下发留级处理文件和《学生学业预警告知书》。

7、经校务会决定后，教务处下发退学名单。

五、工作要求

1、学籍注册、学业预警及学籍处理是一项常规性和制度性的工作，纳入绩效考核中，请各学院高度重视，安排专人负责。

2、时效性：请各二级学院按照规定的时间完成相关工作。

3、要实事求是，如实上报，不得漏报、瞒报、错报。

4、各学院要做好学业预警和学籍异动学生的思想教育、学业辅导等相关工作，引导督促学生顺利完成学业。

                                       湖南工学院教务处

                                            2019年6月28日